In der Projektfertigung ist jeder Auftrag individuell. Anders als bei wiederkehrenden Serienprodukten können Kosten und Aufwände deshalb von Projekt zu Projekt erheblich variieren.
Zu Beginn eines Projekts basiert die Kalkulation auf den zu diesem Zeitpunkt bekannten Informationen und Erfahrungswerten aus vergleichbaren Projekten. Erst während der Umsetzung zeigt sich jedoch, welche Kosten tatsächlich entstehen. Für die wirtschaftliche Steuerung eines Projekts reicht es deshalb nicht aus, erst nach Projektabschluss festzustellen, ob die ursprüngliche Kalkulation eingehalten wurde.
Die entscheidende Frage lautet:
Wie entwickeln sich unsere tatsächlichen Projektkosten im Vergleich zu den kalkulierten Kosten?
Je früher Abweichungen sichtbar werden, desto eher können Projektverantwortliche reagieren.
Die tatsächlichen Kosten einer individuellen Maschine oder Anlage setzen sich aus unterschiedlichen Bereichen zusammen.
Dazu gehören beispielsweise:
Diese Kosten entstehen nicht gleichzeitig, sondern Schritt für Schritt während der gesamten Projektlaufzeit.
Genau darin liegt eine zentrale Herausforderung des Projektcontrollings:
Die Informationen müssen kontinuierlich zusammengeführt werden, damit ein aktuelles Bild der wirtschaftlichen Projektsituation entsteht.
In vielen Unternehmen werden Projektkosten zusätzlich in Excel-Tabellen gepflegt.
Das funktioniert zunächst flexibel, führt bei komplexeren Projekten jedoch schnell zu zusätzlichem Aufwand. Daten müssen aus verschiedenen Bereichen zusammengetragen, übertragen und regelmäßig aktualisiert werden. Dadurch entstehen typische Fragen:
Je mehr Informationen manuell zusammengeführt werden müssen, desto schwieriger wird es, während des laufenden Projekts einen verlässlichen Überblick zu behalten.
Für ein wirksames Projektcontrolling sollten die relevanten Daten deshalb möglichst dort zusammenlaufen, wo sie im Tagesgeschäft ohnehin entstehen.
Die klassische Nachkalkulation bleibt ein wichtiges Instrument. Sie beantwortet nach Abschluss eines Projekts die Frage:
Was hat uns die Maschine tatsächlich gekostet?
Für die aktive Projektsteuerung kommt diese Erkenntnis allerdings zu spät.
Eine mitlaufende Kalkulation ergänzt deshalb die Nachkalkulation. Sie zeigt bereits während der Projektabwicklung, wie sich die tatsächlichen Kosten entwickeln. So lassen sich drei Phasen unterscheiden:
Zusammen entsteht daraus eine durchgängige Kostenbetrachtung über den gesamten Projektverlauf.
Ein weiterer Vorteil entsteht, wenn das Projektcontrolling nicht als isolierte Aufgabe betrachtet wird.
Im Sondermaschinenbau entstehen relevante Informationen in unterschiedlichen Abteilungen. Der Einkauf verursacht Beschaffungskosten, in der Produktion entstehen weitere Kosten und Mitarbeiter erfassen Zeiten für das jeweilige Projekt.
Ein ERP-System für die Projektfertigung kann diese Informationen auf Projektebene zusammenführen.
Damit muss das Controlling die benötigten Daten nicht erst nachträglich aus unterschiedlichen Systemen und Tabellen zusammensuchen.
Projektcontrolling wird so vom nachgelagerten Kontrollinstrument zu einem Bestandteil der laufenden Projektsteuerung.
Die mitlaufende Kostenkalkulation von erp4cad führt die relevanten Projektkosten zentral zusammen. Kosten aus Beschaffung und Produktion sowie die erfassten Projektzeiten fließen in die Auswertung ein. Dadurch können die tatsächlich entstandenen Kosten eines Projekts dem kalkulierten Stand gegenübergestellt werden.
Auf Knopfdruck lässt sich eine detaillierte Auswertung des Projekts erstellen. Projektverantwortliche erhalten damit einen Überblick darüber,
Statt Informationen für das Projektcontrolling separat in verschiedenen Excel-Tabellen zusammenzutragen, stehen die relevanten Daten zentral in erp4cad zur Verfügung.
Eine wichtige Rolle spielt dabei die Projektübersichtsliste (PÜL) von erp4cad.
Sie stellt projektbezogene Informationen zentral zur Verfügung und kann von unterschiedlichen Abteilungen genutzt werden. Dadurch entsteht eine gemeinsame Datenbasis für die Projektabwicklung.
Gerade in der Projektfertigung ist das wichtig: Konstruktion, Einkauf, Arbeitsvorbereitung und weitere Bereiche arbeiten häufig gleichzeitig an einer Maschine oder Anlage. Statt mit voneinander getrennten Listen zu arbeiten, können die Beteiligten auf einen gemeinsamen Projektstand zugreifen.
Projektcontrolling endet nicht mit dem Abschluss eines Projekts. Die tatsächlichen Kosten liefern gleichzeitig wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Angebote.
Wurde eine bestimmte Baugruppe beispielsweise regelmäßig zu niedrig kalkuliert, kann diese Erfahrung bei der nächsten Vorkalkulation berücksichtigt werden. Stimmen Kalkulation und tatsächliche Kosten dagegen gut überein, können die vorhandenen Werte als Grundlage für vergleichbare Projekte dienen.
Damit entsteht ein Kreislauf:
Kalkulieren → Projekt umsetzen → Kosten kontrollieren → nachkalkulieren → Erkenntnisse für das nächste Projekt nutzen
Je mehr abgeschlossene Projekte als Datenbasis zur Verfügung stehen, desto besser lässt sich vorhandenes Projektwissen für zukünftige Kalkulationen nutzen.
Ein kontinuierliches Projektcontrolling schafft vor allem Transparenz. Unternehmen können:
Damit wird das Projektcontrolling nicht nur zu einer rückblickenden Kontrolle, sondern zu einem Werkzeug für die laufende wirtschaftliche Steuerung von Projekten.
Maximilian Dietz ist Geschäftsführer Vertrieb bei der all4cad GmbH. Er kennt die Herausforderungen des Maschinen- und Anlagenbaus aus der Praxis – und weiß, wie Software echte Arbeit erleichtert.
Mit Leidenschaft für digitale Prozesse und effizientes Projektmanagement unterstützt er mittelständische Unternehmen dabei, ihre technischen Abläufe zu vernetzen und zu optimieren.
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